邀请函要按一定格式书写和打印。因公出国团邀请信函纸张应为标有邀请单位名称（包括地址、电话、传真等信息）的公文纸。邀请信函的内容应包括：1）被邀请人的姓名、性别、出生年月日、出生地址、护照号码、身份、工作单位名称、地址和电话或家庭地址、电话；2）邀请目的（比如：商贸考察、参加国际会议、经贸恰谈、展览等）；3）行程安排、访问地点；4）在国外的费用由谁负担；5）邀请信函签发时间、地点；6）邀请人亲笔签名。